Information Technology Governance

มีท่านผู้อ่านจำนวนหนึ่งกำลังติดตามความคืบหน้าของการเปิดเผยข้อมูล จากการทุจริตของสถาบันการเงินต่าง ๆ ที่อยู่ระหว่างการเปิดเผยของผู้บริหารระดับสูงขององค์กรเหล่านั้น ซึ่งท่านผู้อ่านอาจจะติดตามได้โดยตรง สำหรับผมเพียงแต่จะให้ข้อสังเกตบางมุมมองของการป้องกันความเสี่ยงในเชิงรุก และการติดตามช่องว่างที่เป็นจุดเปิดที่อาจก่อให้เกิดการทุจริตได้ (Exposure) โดยให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับสถาบันการเงินต่าง ๆ ร่วมกับสถาบันการเงินนั้น ๆ ทำการประเมินตนเองว่าองค์กรของตนมีความพร้อม หรือมีจุดอ่อนอะไรบ้าง ที่อาจเกิดจาก People Risk – P, Process Risk – P, และ Technology Risk – T ซึ่งเป็นองค์รวมหลักของ Operational Risk ของทุกองค์กร

สำหรับวันนี้ ผมขอ update ข้อมูลซึ่งหลุดหายไปจากระบบ จากการที่ผมได้เล่าสู่กันฟังเมื่อวันที่ 6 มิถุนายน 2552 ผมขอเริ่มต้นใหม่ที่มีเนื้อหาไม่แตกต่างกับหลักการเดิมที่ได้ให้ข้อสังเกตไปแล้ว โดยเน้นเทคนิคการตั้งคำถาม เพื่อหาคำตอบ และตั้งคำถามใหม่จากคำตอบนั้น ๆ จนบรรลุเป้าหมายการทำ CSA ตามที่ต้องการ ลักษณะการทำ CSA ที่จะกล่าวในวันนี้ จะเน้น Control – Based เป็นหลัก จากหลักการทำ CSA ซึ่งอาจมีได้หลายรูปแบบด้วยกันก็คือ Objective – Based, Risk – Based, Process Based, Situational Based หรือ Sceanario – Based สำหรับการทำ CSA ที่นอกเหนือจาก Control – Based จะนำมาเล่าสู่กันฟังในโอกาสต่อ ๆ ไป

แนวความคิดเพื่อสร้างความเข้าใจของกระบวนการทุจริตที่อาจเริ่มต้นจากกฎหมาย นโยบาย ++

คำถามบางประการในการทำ CSA แบบ Control – Based มีดังนี้

ระบบงานคอมพิวเตอร์ที่ควรทราบเบื้องต้น
– องค์กรใข้คอมพิวเตอร์ระบบ Centralize On-Line / ระบบรวมศูนย์ แบบOn-Line หรือระบบ Decentralize/ระบบกระจายศูนย์ (ซึ่งจะมีผลต่อกระบวนการทำงาน การบริหารความเสี่ยง การควบคุมภายในและ กระบวนการตรวจสอบที่แตกต่างกันไป +++ (อาจมีคำถามต่อเนื่องได้อีกมาก)

ผมมีข้อสังเกตเบื้องต้นว่า เมื่อระบบงานขององค์กรส่วนใหญ่ใช้คอมพิวเตอร์เข้าช่วยในการประมวลผล เช่น สถาบันการเงินหรือองค์กรใดก็ตามที่มีการประมวลผลโดยใช้คอมพิวเตอร์เป็นหลัก กระบวนการควบคุมต่างๆก็ใช้ระบบคอมพิวเตอร์เป็นหลัก หลักฐาน++ก็ล้วนเป็น Digital เป็นส่วนใหญ่ ซึ่งต้องการร่วมมือและประสานงาน อย่างใกล้ชิดระหว่าง IT Auditor & Non-IT Auditor ดังเช่นกรณีศึกษา ของการทุจริต VSRS

แนวความคิดและกระบวนการตรวจสอบเปลี่ยนแปลงไปอย่างสิ้นเชิงนั้น การตั้งคำถามเพื่อประเมินการควบคุมภายใน จากการบริหารความเสี่ยงอย่างเป็นกระบวนการ น่าจะได้ผลอย่างจำกัด ถ้าไม่มีความร่วมมืออย่างใกล้ชิด ระหว่าง IT Auditor & Non-IT Auditor อย่างเป็นกระบวนการและเข้าใจจริงของการตรวจสอบองค์กรที่ใช้คอมพิวเตอร์

ในวันนี้ผมจะยังไม่ลงรายละเอียดในเรื่อง Process Risk และ Technology Risk ซึ่งเกี่ยวข้องกับกับการรวบรวมข้อมูล และจุดอ่อนในการดำเนินงาน ที่ก่อให้เกิดการทุจริตต่างๆในวงการสถาบันการเงิน แต่จะให้ข้อสังเกตทั่ว ๆไป ที่น่าจะมีการสอบถามเพื่อการประเมินตนเอง / CSA เกี่ยวกับความพร้อมในระบบงานเพื่อป้องกันการทุจริต ซึ่งควรจะเริ่มต้นด้วยการทำ CSA ด้าน IT เสมอ!

– ระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้อยู่ในปัจจุบันมีความเสถียรเพียงใด หรืออยู่ระหว่างการปรับเปลี่ยน Core Banking System- CBS ที่ยังไม่เสถียรและมีปัญหา++++ (อาจมีคำถามต่อเนื่องได้อีกมากและมีผลต่อการประเมินความเสี่ยง การควบคุมภายใน หลักฐานและกระบวน การตรวจสอบตามมา)
-องค์กรมีนโยบายและบทลงโทษการทุจริต และมีการกำหนด Risk Appetite & Risk Tolerance จากการทุจริตภายในและภายนอกชัดเจน ถูกต้องตามหลักการ ERM
-มีหลักฐานการตรวจสอบการปฎิบัติตามนโยบาย และระเบียบข้อบังคับที่กำหนด
– องค์กรมีการทดสอบ ระเบียบห้ามพนักงานรับฝากสมุดคู่ฝากของลูกค้า และห้ามหรือให้ทำรายการถอนเงินโดยไม่มีสมุดคู่ฝากอย่างมีเงื่อนไข ที่ควบคุมได้โดยระบบ IT & Non-IT
– องค์กรมีระเบียบห้ามพนักงานทำรายการฝากถอนเงินแทนลูกค้า และมีระบบติดตาม
– องค์กรมีการติดตามและตรวจสอบ การกำหนดวงเงิน อำนาจ ในการทำรายการฝากถอน และโอนเงินของพนักงาน Teller อย่างเหมาะสม มีหลักฐานและรายงานชัดเจน
– องค์กรมีระเบียบปฏิบัติในการเปิดปิดเครื่อง Terminal การกำหนดช่วงเวลาในการเปิดปิดเครื่อง และการหยุดใช้งาน หรือเปลี่ยนแปลง Teller ประจำเครื่องระหว่างวัน
– องค์กรมีการทดสอบและตรวจสอบระเบียบการปฏิบัติงานเกี่ยวกับการใช้รหัสหรือบัตรผ่านแสดงตัวผู้ปฏิบัติงาน รหัสผ่านหรือรหัสอนุมัติรายการ รวมถึงกรณีมีการปฏิบัติงานทดแทนกัน เช่น ห้าม Authorize แจ้งรหัสผ่านให้ผู้อื่นทราบ และกำหนดให้เปลี่ยนรหัสที่เหมาะสม
– องค์กรมีการติดตามและตรวจสอบ การควบคุมเอกสารที่เกี่ยวกับเงินฝาก เช่น ใบคำขอเปิดบัญชี บัตรลายมือชื่อ ใบรับฝาก (NCD) สมุดคู่ฝากที่ยังไม่ได้ใช้อย่างรัดกุม โดยมีการกำหนดตัวผู้ดูแลรักษา เอกสารมีการ Running Number มีทะเบียนคุม มีการตรวจสอบบัญชีที่เปิดใหม่กับสมุดเงินฝากที่ถูกเบิกใช้ให้ตรงกันทุกวัน และตรวจนับสมุดคู่ฝากทุก 6 เดือน
– องค์กรมีระเบียบ หรือคำสั่ง ห้ามนำเอกสารที่เกี่ยวกับเงินฝากไปรับฝากนอกสถานที่ทำการเว้นแต่ได้รับอนุญาตจากผู้จัดการสาขาหรือผู้มีอำนาจที่เกี่ยวข้อง
– องค์กรจัดให้มีการติดตามและตรวจสอบ การทำรายการฝาก ถอนเงินสดหรือการโอนเงินเกินอำนาจ Teller ต้องมีผู้มีอำนาจอนุมัติรายการและต้องอนุมัติรายการด้วยตนเองไม่มีการให้ยืมบัตรผ่านรายการหรือบอกรหัสผ่านให้ทราบ รวมทั้งมีการกำหนดวงเงินสดที่ Teller สามารถถือครองได้ระหว่างวัน และมีหลักฐานรวมทั้งรายงานการตรวจสอบที่เกี่ยวข้อง
– องค์กรจัดให้มี การสุ่มบัญชีเงินฝากเพื่อส่งใบยืนยันยอดเงินฝากทุกประเภทเป็นครั้งคราว หรืออย่างน้อยทุก 6 เดือน
– องค์กรจัดให้มีการควบคุมและการตรวจสอบ การระเบียบวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับบัญชีที่ขาดการติดต่อ (unclaim) ไว้อย่างรัดกุมชัดเจน และอยู่ในการควบคุมดูแลของเจ้าหน้าที่บริหาร
– การแก้ไขรายการ การปรับปรุงรายการต่าง ๆ เช่น การยกเลิกรายการฝากถอน ควรมีการตรวจทาน ควบคุมและได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ รวมทั้งมีรายงานเพื่อควบคุมตรวจสอบรายการที่มีการแก้ไข และติดตามผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการปฎิบัติดังกล่าว
– มีการตรวจสอบ การทำรายการโอนเงินถึงความถูกต้องของข้อมูลและเอกสาร รวมทั้งการอนุมัติรายการ หากมีรายการต้องสงสัย และมีระเบียบให้รายงาน ปปง.ทราบ
– องค์กรจัดให้มีมีระเบียบ วิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารสำคัญของลูกค้าเงินฝาก เช่น ตัวอย่างลายมือชื่อ คำขอเปิดบัญชี ไว้ในที่ปลอดภัย รวมทั้งมีผู้รับผิดชอบ
– องค์กรจัดให้มีระเบียบปฏิบัติให้พนักงานแนะนำลูกค้าเงินฝากเกี่ยวกับความปลอดภัยของเงินฝากและเงินเบิกเกินบัญชี
– องคืกรมีข้อกำหนดเกี่ยวกับการเปิดบัญชีเงินฝากของพนักงาน และการควบคุมดูแล
– มีระเบียบ ห้ามเจ้าหน้าที่อื่นที่ไม่ใช่ Teller มาทำหน้าที่ รับ-จ่ายเงินกับลูกค้า
– มีการพิสูจน์ความถูกต้องของการทำรายการเงินฝากของ Teller แต่ละคน และเงินฝากรวมของสาขา ณ สิ้นวัน โดยมีหลักฐานและการรายงานอย่างเหมาะสม

ความเข้าใจและการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมและองค์ประกอบของการตรวจสอบการทุจริต

– เงินฝากที่มีภาระการคำประกัน ควรอายัดทั้งเงินต้นและดอกเบี้ย และมีระบบงานรวมทั้งมีข้อมูลการอายัดชัดแจ้ง และ มีการจัดทำทะเบียนเงินฝากที่มีภาระอย่างรัดกุม

– การปลด (Hold)ภาระเงินฝาก ต้องมีกระบวนการตรวจสอบว่าปลอดภาระจริง โดยเฉพาะเงินฝากที่ค้ำประกันสินเชื่อ เจ้าหน้าที่สินเชื่อจะต้องทำการยกเลิกวงเงินสินเชื่อก่อน และมีหัวหน้าสินเชื่อตรวจสอบความถูกต้อง และต้องได้รับอนุมัติจากผู้จัดการสาขา
– มีการกำหนดหลักเกณฑ์และระบบงาน เงินฝากที่ค้ำประกันสินเชื่อเป็นการค้ำประกันทั้งบัญชีเพื่อไม่ให้มีการมาถอนส่วนที่ปลอดภาระในภายหลัง รวมทั้งจัดให้มีการรายงานอย่างเหมาะสม

– มีการกำหนดให้รายการที่มีนัยสำคัญหรือเกินอำนาจอนุมัติต้องผ่านการอนุมัติจากผู้จัดการสาขาหรือผู้รับมอบอำนาจอย่างเหมาะสม
– ผู้จัดการสาขามีระบบงานที่ใช้ในการติดตามการปฏิบัติงานของสาขาสำหรับรายการที่สำคัญต่าง ๆ ที่เพียงพอเช่น

– รายการที่ทำโดยผ่านรหัสของผู้จัดการสาขา
– รายการที่เกิดขึ้นหรือการเข้าระบบงาน (Sign on) หลังเวลาทำการ
– รายงานการปรับปรุงดอกเบี้ย
– รายงานการทำรายการที่เกินอำนาจ Teller
– รายงานการแก้ไขรายการ
– รายการฝากถอนเงินที่เกิน 1 ล้านหรือที่สำนักงานใหญ่หรือสาขาไม่เกินข้อ กำหนด

– มีการทดสอบกล้องวงจรปิดครอบคลุมจุดสำคัญของสาขา เช่น ห้องมั่นคง และมีการตรวจเช็คการทำงานของเครื่องอย่างสม่ำเสมอ รวมทั้งมีการเก็บบันทึกข้อมูลเป็นระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด และรายงานผลอย่างเหมาะสม
– จัดให้มีการกำหนดผู้รับผิดชอบเปิดปิดสาขา และควบคุมการใช้สถานที่ทำงานนอกเวลาทำการและการเข้าถึงเครื่องรับ-ส่งข้อมูล

– สำนักงานใหญ่ควรดูแลสาขามีการตรวจสอบการปฏิบัติงานของสาขาไตรมาสละ 1 ครั้ง เพื่อตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของเอกสาร และนิติกรรมสัญญาของการฝาก-ถอนเงิน การอนุมัติรายการ การแก้ไขรายการต่างๆ
– ต้องมีระบบการติดตามการปฏิบัติงานของผู้จัดการสาขา เช่น การตรวจสอบรายการที่มีนัยสำคัญ โดยเฉพาะรายการการโอนเงินไปยังบัญชีเดียวกันไม่ว่าภายในธนาคารเดียวกันหรือต่างธนาคาร
– องค์กรควรจัดให้ผู้ตรวจสอบ มีการ Surprise Check พนักงาน Teller ในการปฏิบัติตามระเบียบ

การเปลี่ยนแปลงกระบวนความคิดเพื่อหาหลักฐานการตรวจสอบในการสร้างคุณค่าเพิ่ม รวมทั้งการตรวจสอบการทุจริต

– องค์กรควรจัดให้มีการตรวจสอบการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับการฝากถอนเงินให้เป็นไปตามระเบียบที่กำหนดข้างต้น และติดตามรายงานประจำวันโดยใกล้ชิด เอาใจใส่จริงจัง
– ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและการควบคุมความครบถ้วนของเอกสารสัญญาที่เกี่ยวกับการเปิดบัญชี และการฝาก-ถอนเงิน
– ตรวจสอบการเบิกใช้สมุดคู่ฝาก รวมทั้งการเก็บรักษาสมุดคู่ฝากที่ยังไม่ใช้
– ตรวจสอบการปฏิบัติหน้าที่แทนกันตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดไว้
– มีการระบุเรื่องการตรวจสอบบัญชีพนักงานอยู่ในขอบเขตการตรวจสอบ
– มีระบบงานตรวจจับรายการผิดปกติ ทั้งในระบบ Manual และระบบ Automated เช่น
– การทำรายการฝากถอนบัญชีของพนักงานสาขา
– การฝากและถอนเงินเป็นจำนวนใกล้เคียงกันในลูกค้ารายเดียวกันในวันเดียวกัน
– การฝาก ถอน โอนเงิน จำนวนสูงในบัญชี ซึ่งไม่เคยเกิดรายการลักษณะนี้
– การฝากและถอนเงินต่างสาขาหลายสาขา หรือ หลายครั้งในวันเดียวกัน
– การฝากเงิน ถอนเงิน และการโอนเงินที่มีความถี่ผิดปกติ
– การทำรายการนอกเวลาทำการ
– การกำหนดและจัดทำ Business Rules เพื่อป้องกันการทุจริตโดยอาศัย Logic
ที่อาจเกิดกิจกรรมที่เป็นช่องเปิดของจุดอ่อนและการทุจริต( Exposure )ได้
โดยติดตามพฎติกรรม จากการใฃ้ เครื่อง Terminal ของพนักงานและผู้บริหาร
ซึ่งควรรวมกิจกรรมที่ผิดกฎหมายและ Compliance ต่างๆ และส่งรายงานอย่าง
เป็น ระบบ ก่อนที่จะมีปัญหาเกิดขึ้น
– จัดให้มีการสอบทานการบันทึกบัญชี การจ่ายดอกเบี้ย การยืนยันยอด การกระทบยอดบัญชี
– จัดให้มีการตรวจสอบดอกเบี้ยจ่ายที่สูงผิดปกติ หรือค่าธรรมเนียมรับที่เกี่ยวกับเงินฝากที่ต่ำผิดปกติเมื่อเทียบกับช่วงเวลาที่ผ่านมา หรือไม่สัมพันธ์กับยอดเงินฝาก
– เมื่อพบการทุจริตได้มีการตรวจสอบรายการลักษณะเดียวกันทั้งระบบ ในกรณีที่องค์กรใช้ระบบ Centralize On-line ก็อาจสรุปได้ทันทีว่าสำนักงานหรือสาขาอื่น ก็มีโอกาสที่จะกระทำการทุจริตได้เช่นกัน เพราะใช้ระบบงาน และกระบวนการทำงานแบบเดียวกัน
– มีช่องทางการรับเรื่องร้องเรียนจากลูกค้า รวมทั้งช่องทางที่ให้พนักงานธนาคารชี้เบาะแส โดยไม่เปิดเผยชื่อผู้ร้องเรียน
– มีการกำหนดหน่วยงานที่ทำหน้าที่ติดตาม ตรวจสอบ ดูแลเรื่องร้องเรียนอย่างชัดเจน และมีกำหนดเวลาดำเนินการไว้ชัดเจน (จะได้นำเสนอโดยละเอียดต่อไป)
– มีการกำหนดให้มีการสับเปลี่ยนเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานระหว่างสาขา เช่นสับเปลี่ยนหมุนเวียนผู้จัดการสาขาทั่วประเทศ
– มีข้อบังคับให้เจ้าหน้าที่หยุดพักผ่อนต่อเนื่องตามจำนวนวันที่องค์กรกำหนด
– มีวิธีการดูแลความเป็นอยู่หรือพฤติกรรมของพนักงาน
– มีบุคคลที่ชำนาญการและมีประสบการณ์คอยให้คำแนะนำเจ้าหน้าที่อื่น
– การกำหนดหน้าที่ Teller แยกจากพนักงานการเงิน และผู้ทำหน้าที่เปิดบัญชี
– มีระเบียบปฏิบัติและการควบคุม เกี่ยวกับการทำงานผ่านระบบงานนอกเวลาทำการ
– มีการฝึกอบรมพนักงานให้มีความตื่นตัว มีความรู้ และมีส่วนร่วมในการป้องกันการทุจริต รวมทั้งให้เบาะแสเมื่อมีการปฏิบัติผิดปกติเกิดขึ้นในสาขา
– มีข้อกำหนดบทลงโทษพนักงานที่รู้เห็นการกระทำทุจริตแล้วไม่แจ้งเบาะแส แม้จะไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการกระทำทุจริตนั้น
– ผู้ตรวจสอบควรมีความรู้ในการตรวจสอบ Log-file
– ควรมีการประสานงานการตรวจสอบระหว่าง IT Auditor และ Non-IT Auditor อย่างใกล้ชิด
– ควรตรวจสอบและดูแล การใฃ้ Super Password และ Super ID อย่างใกล้ชิดและด้วยความเข้าใจจริงถึงผลการใช้ รหัสพิเศษ ว่าทำให้องค์กรเสียหายได้อย่างคาดไม่ถึง

กรอบแนวการทำ CSA ดังกล่าวข้างต้น อาจใช้เป็นการประเมินตนเองเพื่อปรับปรุงการบริหารความเสี่ยงและการควบคุมภายในให้ดีขึ้นได้บางส่วน ทั้งก่อนและหลังจากที่องค์กรมีปัญหาได้ในทั้ง 2 กรณี ทั้งนี้ขึ้นกับวัตถุประสงค์ในการทำ Control Self Assessment – CSA และการทำ CSA ดังกล่าวก็มีประโยชน์กับทั้งผู้บริหาร และทั้งผู้ตรวจสอบภายในเป็นอย่างยิ่ง หากผู้อำนวยความสะดวก (Facilator) เข้าใจในกระบวนการบริหารความเสี่ยง การควบคุมภายในของหน่วยงานของตน ที่สัมพันธ์กับเป้าประสงค์และกลยุทธ์ระดับองค์กรเป็นอย่างดี มิฉะนั้นการทำ CSA ก็จะไม่ได้ผลเท่าที่ควร และจะมีปัญหาแบบลูกโซ่ต่อไปไม่มีที่สิ้นสุด

ประเด็นที่น่าเป็นห่วงที่สุดก็คือ การทำ CSA ภายในระดับสายงานหรือระดับฝ่ายงาน หรือ Business Unit ผู้ดำเนินการไม่เข้าใจกระบวนการทำงาน และกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ Business Process ระดับองค์กร ซึ่งรวมถึงกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศ ทั้งในระดับสายงานของตนและในระดับองค์กร เท่าที่ควรจะเป็น ทำให้การระบุกิจกรรมที่ก่อให้เกิดความเสี่ยงที่ต้องการควบคุม ทั้งในระดับสายงาน ซึ่งมีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิดกับระดับองค์กร เพื่อก้าวไปสู่ Business Objective ขององค์กรนั้นไม่ได้ผลเท่าที่ควร

ในครั้งต่อไป ผมจะพูดถึงเรื่องการตรวจสอบการทุจริต หลังจากนั้นแล้วผมจะนำเสนอเรื่องวิธีการประเมินตนเองเพื่อการบริหารความเสี่ยงและการควบคุมภายใน (CSA – Control Self Assessment) ที่เป็นรายละเอียดมากขึ้น เพื่อนำไปสู่การปฏิบัติที่เป็นรูปธรรมได้ในที่สุด