จากความเข้าใจในคำจำกัดความของคำว่า แผนงาน/โครงการ ที่ถูกต้อง ชัดเจน รวมถึงความเข้าใจหน้าที่ในการจัดการ และวัตถุประสงค์ของการบริหารแผนงาน/โครงการ ตามที่ได้กล่าวไปในครั้งที่แล้ว เพื่อที่ผู้บริหารจะได้สามารถบริหารแผนงานและโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล เป็นไปตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของแผนงาน/โครงการที่วางไว้ ผู้ที่มีหน้าที่และ/หรือผู้เกี่ยวข้องจะต้องมีการวางแผนงาน ซึ่งเป็นการดำเนินการภายใต้กลยุทธ์ในแต่ละข้อขององค์กร โดยการวางแผนการดำเนินงานนั้นจะต้องระบุ
1. ขอบเขตงานโดยย่อ
2. ชนิดของงานต่าง ๆ
3. ระยะเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินงาน/โครงการ
4. ทรัพยากร อันได้แก่ ทรัพยากรทางด้านบุคลากร เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ เงินทุน วิธีการและเทคนิคต่าง ๆ ที่ใช้
แผนงานสำคัญของโครงการที่ควรต้องมี
1. แผนงานดำเนินการ
2. แผนการใช้บุคลากร
3. แผนการควบคุมการเปลี่ยนแปลง
4. แผนการทำรายงานแสดงสถานภาพของโครงการ
การมีแผนงานทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้เห็นสิ่งที่จะเกิดขึ้น เพื่อบริหารและใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด และเพื่อเป็นแนวทางให้การทำงานอยู่ในรูปแบบ หรือเป็นไปในทิศทางที่กำหนดไว้
การเปลี่ยนแปลงแผนงาน/โครงการ
การเปลี่ยนแปลงแผนงาน ทรัพยากรต่าง ๆ ที่จำเป็นและระยะเวลาสามารถทบทวนใหม่เมื่อเกิดความไม่แน่นอน หรือความเสี่ยงที่ไม่อาจจะบรรลุเป้าหมายตามแผนงานนั้นได้ หรือวัตถุประสงค์ รวมทั้งนโยบายได้เปลี่ยนแปลง
ผู้วางแผนงาน
การวางแผนงานต้องอาศัยความรู้ความเข้าใจในระบบงานที่จะทำและประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมในการทำแผนงาน ซึ่งมีผู้เกี่ยวข้องดังนี้
1. หัวหน้าแผนงาน/โครงการ ต้องมีแผนงานไว้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานเพื่อให้รู้ถึงสถานะของแผนงานและโครงการทุกขณะ และเพื่อให้ทราบปัญหาล่วงหน้าก่อนที่จะเกิดขึ้นและหาทางแก้ไข้ได้ทันท่วงที โดยใช้หลักการบริหารความเสี่ยงเข้ามาช่วยในการจัดการกับการบริหารแผนงานอย่างเหมาะสม
2. คณะทำงานหรือผู้ที่เกี่ยวข้องเป็นผู้ดำเนินงานให้เป็นไปตามแผนที่กำหนดไว้
3. เจ้าภาพหรือเจ้าของแผนงาน ต้องรับทราบแผนงานเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการตามความรับผิดชอบได้อย่างเหมาะสม
4. ฝ่ายบริหารและคณะผู้บริหารโครงการต้องมีแผนงานไว้ดูว่าโครงการมีความคืบหน้าไปมากน้อยแค่ไหน เพื่อจะได้ดำเนินการได้ตรงตามที่ต้องการ
การจัดทำแผนงานประกอบด้วย
1. การกำหนดเป้าประสงค์ให้ตรงกับพันธกิจและวิสัยทัศน์ที่เกี่ยวข้อง
2. กำหนดกิจกรรมและขั้นตอนต่าง ๆ ในการดำเนินงานที่ชัดเจน
3. จัดลำดับความสำคัญของแผนงานตามทรัพยากรที่มี
4. กำหนดเวลาที่ต้องใช้ทรัพยากรและการทำงานต่าง ๆ
5. มีการตรวจสอบความคืบหน้าและรายงานความสำเร็จของแผนงานและโครงการ
ในขั้นตอนของการจัดทำแผนงาน นอกเหนือจากที่ได้กล่าวไว้ในข้างต้นแล้ว เรายังต้องคำนึงถึงสาเหตุที่เป็นความเสี่ยง หรือเหตุของความไม่แน่นอน ที่ทำให้การวางแผนงานขององค์กร อาจไม่ประสบความสำเร็จ รวมทั้งข้อควรระวังในการวางแผนที่อาจเกิดจากความไม่แน่นอนขององค์กร ซึ่งผมจะได้นำไปพูดคุยกันในครั้งต่อไปครับ
Information Technology Governance 