แนวทาง/กรอบการบริหารความเสี่ยงทั่วทั้งองค์กร

กรกฎาคม 15, 2009

สวัสดีครับ เป็นอย่างไรกันบ้างครับกับแนวทางการบริหารความเสี่ยงทั่วทั้งองค์กร ที่ตอนนี้ผมได้นำเสนอกระบวนการบริหารความเสี่ยงและการควบคุมภายใน ตามหลัก COSO – ERM ซึ่งกระบวนการทั้ง 8 ขั้นตอนนี้ถือเป็นหัวใจสำคัญหลักในการบริหารความเสี่ยงเลยก็ว่าได้ และที่กำลังนำเสนออยู่นี้ก็เข้าสู่กระบวนการในขั้นตอนที่ 4 คือ การประเมินความเสี่ยง ที่ได้เล่าสู่กันฟังไปบ้างแล้ว วันนี้ผมมีวิธีการและเทคนิคดี ๆ ในการประเมินความเสี่ยงในเชิงปริมาณและคุณภาพมาเล่าสู่กันฟังต่อจากครั้งที่แล้วครับ

วิธีการและเทคนิคเชิงปริมาณและคุณภาพ
วิธีการประเมินค่าความเสี่ยงขององค์กรประกอบด้วยการรวมตัวกันของเทคนิคเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ ผู้บริหารมักใช้เทคนิคการประเมินเชิงคุณภาพในกรณีที่ความเสี่ยงไม่สามารถใช้กระบวนการเชิงปริมาณได้ หรือเมื่อไม่สามารถหาข้อมูลที่เพียงพอและน่าเชื่อถือสำหรับการประเมินค่าเชิงคุณภาพได้ หรือข้อมูลที่ได้มาหรือนำมาวิเคราะห์ไม่คุ้มค่า เทคนิคเชิงปริมาณนำมาซึ่งความถูกต้องแม่นยำมากกว่า และใช้ในกิจกรรมที่ซับซ้อนกว่าเพื่อเพิ่มเติมเทคนิคเชิงคุณภาพ

เพื่อให้ได้รับความเห็นชอบในความน่าจะเกิดและผลกระทบของการใช้เทคนิคการประเมินค่าเชิงคุณภาพ องค์กรอาจใช้วิธีการเดียวกันกับการแยกแยะเหตุการณ์ ดังเช่น การสัมภาษณ์และการประชุมเชิงปฏิบัติการ กระบวนการประเมินค่าความเสี่ยงด้วยตนเอง จับภาพผู้เข้าร่วมประชุมจากความน่าจะเกิดและผลของเหตุการณ์ในอนาคตโดยใช้ทั้งเครื่องวัดเชิงตัวเลขและการพรรณนา

ความจำเป็นขององค์กรในการใช้เทคนิคการประเมินค่าที่ไม่ธรรมดากับหน่วยธุรกิจต่าง ๆ หรือ ทางเลือกของเทคนิคจะสะท้อนความต้องการความถูกต้องแม่นยำ และวัฒนธรรมของหน่วยธุรกิจ อย่างไรก็ตามวิธีการที่แต่ละธุรกิจนำไปใช้จะช่วยในการประเมินความเสี่ยงในระหว่างองค์กร

ผู้บริหารสามารถสืบค้นมาตรวัดผลกระทบเชิงคุณภาพองค์กรของเหตุการณ์ต่อเมื่อการประเมินความเสี่ยงของเหตุการณ์ได้แสดงออกในเชิงปริมาณ ตัวอย่างเช่น ผลกระทบของผลกำไรสุทธิของการเปลี่ยนแปลงราคาถูกคำนวณระหว่างหน่วยธุรกิจ และกำหนดผลกระทบขององค์กรโดยรวม

การผสมระหว่างการวัดเชิงปริมาณและคุณภาพนั้นผู้บริหารได้พัฒนาการประเมินค่าเชิงคุณภาพในระหว่างการวัดผลทั้งเชิงคุณภาพและปริมาณด้วยผลลัพธ์ ซึ่งประกอบด้วยการประเมินค่าที่อธิบายได้ในเชิงคุณภาพ การสร้างคำศัพท์ของความน่าจะเกิดและผลลัพธ์ขององค์กรและกลุ่มของความเสี่ยงที่ใช้สำหรับการวัดเชิงคุณภาพช่วยอำนวยความสะดวกให้ส่วนประกอบของการประเมินค่าความเสี่ยงต่าง ๆ เหล่านั้น

ความสัมพันธ์กันของเหตุการณ์
ผู้บริหาร องค์กร อาจประเมินว่าเหตุการณ์มีความสัมพันธ์กันอย่างไร ลำดับเหตุการณ์ได้รวมกันและสร้าง Likelihood หรือผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญที่ใด ในขณะที่ผลของเหตุการณ์เดียวอาจเบาบาง ลำดับเหตุการณ์อาจมีผลกระทบที่สำคัญมากกว่า อาจใช้การทดสอบที่หนักหน่วงในการประเมินค่าผลกระทบของเหตุการณ์สุดท้ายและใช้การวิเคราะห์ภาพเหตุการณ์ในการประเมินค่าผลกระทบของเหตุการณ์จำนวนมาก หากว่าเหตุการณ์ไม่มีความสัมพันธ์กันโดยตรง

ผู้บริหารต้องประเมินค่าเหตุการณ์แยกกัน ยกตัวอย่าง บริษัทที่มีธุรกิจต่างกัน มีการผันผวนของราคาที่แตกต่างกัน จะประเมินความเสี่ยงซึ่งสัมพันธ์กับตลาดแยกจากกัน ดังเช่น ราคาของเนื้อและราคาพลังงาน ในการประเมินค่าเช่นนี้อาจถูกนำเสนอในรูปกราฟแสดงอัตราความเป็นไปได้และผลกระทบหรือเสนอในรูปแบบอื่น ๆ

ความเสี่ยงซึ่งเกิดขึ้นเหมือน ๆ กันในธุรกิจจำนวนมาก ผู้บริหารอาจประเมินค่าและแยกแยะกลุ่มเหตุการณ์เอาไว้ในกลุ่มเหตุการณ์ทั่วไป ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนแปลงในอัตราดอกเบี้ยของรัฐบาลซึ่งมีผลกระทบกับหน่วยธุรกิจของบริษัทที่ให้บริการด้านการเงิน

ความสัมพันธ์กันระหว่างความเสี่ยงและผลกระทบเป็นความรับผิดชอบที่สำคัญของผู้บริหาร การบริหารความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพต้องการการประเมินค่าความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับความเสี่ยงธรรมชาติและความเสี่ยงที่ตามมาจากการตอบสนองความเสี่ยง

การประเมินความเสี่ยงจะต้องพิจารณาว่าเหตุการณ์ที่เป็นไปได้ว่าจะเกิดขึ้น เหตุการณ์ไหนมีผลกระทบต่อการบรรลุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายขององค์กร โดยฝ่ายบริหารประเมินและวิเคราะห์ความเสี่ยงโดยพิจารณาจาก

1. ความน่าจะเกิด (Likelihood) คือโอกาสความเป็นไปได้ที่เหตุการณ์ที่ความเสี่ยงนั้นจะเกิดหรือความถี่ที่เหตุการณ์จะเกิด
2. ส่วนผลกระทบ (Impact) หมายถึง ความเสียหายที่จะเกิดจากเหตุการณ์ความเสี่ยงนั้น ความน่าจะเกิดบ่งบอกถึงความเป็นไปได้ที่เหตุการณ์นั้นจะเกิดขึ้น สามารถวัดเป็นมูลค่าที่คาดหวังหรือมูลค่าที่เลวร้ายที่สุด หรืออาจแสดงเป็นปริมาณ เช่น สูง (High) กลาง (Medium) และต่ำ (Low) หรือการวัดเป็นเปอร์เซ็นต์ ความถี่ที่จะเกิด เป็นต้น

การประเมินความเสี่ยงเป็นเรื่องที่ยากและท้าทาย ฝ่ายจัดการต้องตระหนักว่าความเสี่ยงที่มีโอกาสเกิดขึ้นต่ำและมีผลกระทบต่อองค์กรต่ำไม่ต้องนำมาพิจารณา ในทางตรงกันข้ามหากความเสี่ยงที่มีความเป็นไปได้ที่จะเกิดสูงและมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อองค์กร ฝ่ายจัดการต้องนำมาพิจารณาและให้ความสนใจ

การประเมินความเสี่ยง ฝ่ายจัดการต้องพิจารณาผลกระทบทั้งเหตุการณ์ที่คาดไว้และเหตุการณ์ที่ไม่คาดไว้ซึ่งมีความเป็นไปได้ที่จะเกิดขึ้น ส่วนใหญ่เหตุการณ์ต่าง ๆ มักเป็นเหตุการณ์ประจำและเกิดขึ้นอีกครั้งและเหตุการณ์ดังกล่าวถูกนำมาอยู่ในโปรแกรมการบริหารจัดการแล้ว

ส่วนเหตุการณ์ที่ไม่คาดไว้ แม้มีความเป็นไปได้ที่จะเกิดต่ำแต่มีผลกระทบที่เป็นนัยสำคัญ เหตุการณ์ดังกล่าวจะถูกตอบสนองเป็นแต่ละเหตุการณ์ไป ทั้งเหตุการณ์ที่คาดไว้และเหตุการณ์ที่ไม่ได้คาดไว้ล้วนมีผลกระทบต่อการดำเนินกลยุทธ์และมีผลต่อการบรรลุเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ขององค์กร

การประเมินความเสี่ยงถูกนำมาใช้กับความเสี่ยงพื้นฐานขององค์กรหรือความเสี่ยงจากลักษณะธุรกิจ (Inherent risk) เมื่อการตอบสนองความเสี่ยงถูกพัฒนาขึ้น ฝ่ายจัดการจะใช้เทคนิคการประเมินความเสี่ยงในการจัดการกับความเสี่ยงที่เหลืออยู่ (Residual Risk)


แนวทาง/กรอบการบริหารความเสี่ยงทั่วทั้งองค์กร

กรกฎาคม 8, 2009

ช่วงนี้อากาศเย็นเพราะฝนตกบ่อย ผมอยู่นอกบ้านอากาศเย็นถึงกับหนาว ๆ อยู่บ้าง พอกลับเข้ามาในบ้านก็รู้สึกอบอุ่นขึ้นมาหน่อย หลายท่านก็ต้องระวังจะไม่สบายตามฝนฟ้าอากาศด้วยนะครับ สำหรับวันนี้ผมจะมาเล่าต่อถึงการจัดกลุ่มของเหตุการณ์จากที่ได้ทิ้งท้ายเอาไว้ในครั้งก่อน

การจัดกลุ่มเหตุการณ์
การจัดเหตุการณ์แฝงให้เป็นกลุ่มอาจเป็นสิ่งที่มีประโยชน์ การรวบรวมเหตุการณ์ระหว่างองค์กรและภายในส่วนงานต่าง ๆ ขององค์กรนั้น ผู้บริหารจะพัฒนาความเข้าใจของความสัมพันธ์กันระหว่างเหตุการณ์ได้รับข้อมูลเพิ่มขึ้น เพื่อใช้เป็นพื้นฐานในการประเมินค่าความเสี่ยงในการจัดกลุ่มเหตุการณ์แฝงที่เหมือนกัน ผู้บริหารจะสามารถกำหนดโอกาสและความเสี่ยงได้ดียิ่งขึ้น
การแบ่งกลุ่มเหตุการณ์ทำให้ผู้บริหารได้พิจารณาถึงความสมบูรณ์ของความพยายามที่จะแยกแยะเหตุการณ์ จากการตรวจสอบเหตุการณ์แฝงในกลุ่มนี้ ผู้บริหารสามารถวัดได้ว่ามีการแยกแยะความสำคัญของเหตุการณ์แฝงซึ่งสัมพันธ์กับการผิดพลาดของกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องได้หรือไม่

ยิ่งไปกว่านั้น การจัดกลุ่มเหตุการณ์สามารถเสริมภาพเหตุการณ์ ประวัติขององค์กรต่าง ๆ บางองค์กรได้พัฒนาการแบ่งกลุ่มเหตุการณ์บนพื้นฐานของการจัดกลุ่มของวัตถุประสงค์การใช้ระดับขั้น ซึ่งเริ่มต้นด้วยวัตถุประสงค์ระดับสูงและลดหลั่นลงมาสู่วัตถุประสงค์ซึ่งเกี่ยวข้องกับหน่วยงานขององค์กร หรือการดำเนินธุรกิจ

ผู้บริหารต้องตระหนักว่ายังมีเหตุการณ์ที่มีความไม่แน่นอน ซึ่งไม่สามารถคาดการณ์ว่าจะเกิดอะไร เมื่อไร หรือส่งผลอย่างไร การกำหนดเหตุการณ์นี้คือผู้บริหารต้องพิจารณาปัจจัยทั้งภายนอกภายในที่มีผลทำให้เกิดเหตุการณ์ดังกล่าวขึ้น

ปัจจัยภายนอก รวมถึงสภาวะเศรษฐกิจ ธุรกิจ สภาพแวดล้อมทางธรรมชาติ การเมือง สังคมและเทคโนโลยีใหม่ ๆ ปัจจัยภายใน เช่นสาธารณูปโภคขั้นพื้นฐาน (Infrastructure) บุคลากร กระบวนการทำงาน หรือเทคโนโลยี

เหตุการณ์ที่มีความเป็นไปได้ว่าจะเกิดขึ้นมีผลกระทบได้ทั้งแง่บวกและแง่ลบ เหตุการณ์ที่มีผลกระทบในแง่บวกแสดงถึงโอกาส โอกาสสามารถนำไปกำหนดกลยุทธ์หรือกระบวนการในการกำหนดเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ขององค์กร เหตุการณ์ที่มีผลกระทบในแง่ลบแสดงถึงความเสี่ยงที่เกิดขึ้น ซึ่งฝ่ายจัดการต้องทำการประเมินและตอบสนองกับเหตุการณ์นั้น ความเสี่ยงที่ถูกกำหนดนั้นเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นและมีผลกระทบต่อการบรรลุเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ขององค์กร

ตัวอย่างเหตุการณ์เสี่ยงจากปัจจัยภายนอก เช่น
– ภาวะการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี
– ลูกค้าเปลี่ยนทัศนคติหรือความพึงพอใจต่อสินค้าหรือบริการ
– ภาวะการแข่งขันทางการตลาดทั้งสินค้าและบริการ
– กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง
– สภาวะทางเศรษฐกิจ การค้า ความร่วมมือระหว่างประเทศ และสภาวะแวดล้อมภายนอกอื่น

การระบุปัจจัยเสี่ยงต่าง ๆ ที่มีผลกระทบต่อองค์กร

การระบุปัจจัยเสี่ยงต่าง ๆ ที่มีผลกระทบต่อองค์กร

ตัวอย่างเหตุการณ์เสี่ยงจากปัจจัยภายในและระบบงาน เช่น
– ศักยภาพของบุคลากร กระบวนการบริหาร โครงสร้าง และการบริหารแผนงานขององค์กร
– ปริมาณและความซับซ้อนของรายการค้า การบริการ ผู้มีผลประโยชน์ร่วม และสาขางานที่เกี่ยวข้อง
– คุณภาพหรือปัญหาข้อขัดข้องของกิจกรรมประมวลผลและระบบสารสนเทศ เพื่อการรายงาน เพื่อการบริหาร
– คุณภาพและความสามารถของพนักงาน ความขัดแย้งชิงดีชิงเด่นภายในองค์กร และนโยบายเกี่ยวกับการบริหารบุคลากรขององค์กร
– คุณภาพและการเปลี่ยนแปลง ฝ่ายบริหาร วิธีการบริหาร ระบบและวิธีการปฏิบัติงาน
– การคัดเลือกคณะกรรมการบริษัทและคณะกรรมการตรวจสอบที่ไม่เหมาะสม ทำให้ได้ผู้ที่ไม่มีคุณภาพมากำกับดูแลงาน
– ความเพียงพอและประสิทธิผลการควบคุม

องค์ประกอบความรู้ที่ใช้ในการวิเคราะห์ระบบงาน

องค์ประกอบความรู้ที่ใช้ในการวิเคราะห์ระบบงาน

วิธีการจำแนกเหตุการณ์จากพื้นฐานของปัจจัยภายนอกและปัจจัยภายใน
ปัจจัยภายใน พิจารณาจาก
โครงสร้างพื้นฐาน
– สินทรัพย์ที่มีอยู่
– ความสามารถของสินทรัพย์
– การเข้าถึงทุน
– ความซับซ้อน
– การรวมกัน/การหามาได้

บุคลากร
– ความสามารถของพนักงาน
– สุขภาพและความปลอดภัย
– การตัดสินคุณค่า
– การปฏิบัติที่ปลอดภัย
– การดำเนินการขาย

กระบวนการ
– ความสามารถ
– การออกแบบ
– การดำเนินการ
– ผู้ขาย/การพึ่งพา

เทคโนโลยี
– ข้อมูล
– ข้อมูลและการได้มาซึ่งระบบ
– ความสามารถ
– ระบบ

ปัจจัยภายนอก พิจารณาจาก
เศรษฐกิจ
– การหาทุน
– เครดิต
– การลื่นไหลของตลาด การหาทุน กระแสเงินสด
– ตลาด ราคาตลาด อัตราดอกเบี้ย การว่างงาน อัตราแลกเปลี่ยน

ธุรกิจ
– ยี่ห้อ/ชื่อสินค้า
– การแข่งขัน
– พฤติกรรมผู้บริโภค
– คู่แข่ง
– ความลำเอียง
– มาตรฐานอุตสาหกรรม
– โครงสร้างความเป็นเจ้าของ
– สาธารณะ
– ความเกี่ยวข้องของผลิตภัณฑ์

เทคนิค
– การค้าอิเล็กทรอนิคส์
– ข้อมูลภายนอก
– การกระจายเทคโนโลยี

สภาพแวดล้อมทางธรรมชาติ
– พลังงาน
– ภัยธรรมชาติ
– การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
– การขนส่ง
– น้ำ
– ไฟ

การเมือง
– การเปลี่ยนรัฐบาล
– กฎหมาย
– นโยบายสาธารณะ
– กฎระเบียบ

สังคม
– ความเป็นประชากรขององค์กร
– ความเป็นส่วนตัว

ความเสี่ยงที่เด่นชัดและโอกาส
เหตุการณ์อาจทำให้เกิดผลทางด้านลบ ทางด้านบวก หรือทั้งสองด้าน เหตุการณ์ซึ่งส่งผลทางด้านลบเป็นเสมือนความเสี่ยง ซึ่งต้องการการประเมินค่าและตอบสนองจากผู้บริหาร ดังนั้น ความเสี่ยงคือความเป็นไปได้ที่เหตุการณ์จะเกิดขึ้นและส่งผลอย่างเป็นปฏิปักษ์ต่อความสำเร็จของวัตถุประสงค์

ส่วนเหตุการณ์ซึ่งส่งผลทางบวกเป็นเสมือนโอกาสหรือการโต้ตอบผลลบของความเสี่ยง เหตุการณ์ที่เป็นเสมือนโอกาสจะถูกส่งกลับไปสู่กลยุทธ์ของผู้บริหารหรือในขั้นตอนการตั้งวัตถุประสงค์ เพื่อให้การกระทำสามารถก่อตัวเพื่อครอบงำโอกาส เหตุการณ์ที่โต้ตอบผลลบของความเสี่ยงจะถูกพิจารณา ในการประเมินค่าความเสี่ยงและการตอบสนองของผู้บริหาร

องค์ประกอบสำคัญของการระบุเหตุการณ์

องค์ประกอบสำคัญของการระบุเหตุการณ์

ครั้งหน้าผมจะกล่าวถึงกระบวนการบริหารความเสี่ยงและการควบคุมภายใน ตามหลัก COSO – ERM ในกระบวนการขั้นถัดไปคือ การประเมินความเสี่ยง ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ผู้บริหารองค์กรทั้งหลายไม่ควรพลาดครับ


แนวทาง/กรอบการบริหารความเสี่ยงทั่วทั้งองค์กร

มิถุนายน 1, 2009

วันนี้ ผมจะนำเสนอถึงกระบวนการบริหารความเสี่ยงและการควบคุมภายใน ตามหลักการของ COSO – ERM ในกระบวนการถัดไป ซึ่งเป็นเรื่องของการกำหนดวัตถุประสงค์ (Objective Setting) และถือเป็นหัวใจสำคัญของกระบวนการบริหารความเสี่ยง COSO – ERM ทั้ง 8 ประการ หลังจากที่ได้พิจารณาสภาพแวดล้อมภายในองค์กรไปแล้ว

การบริหารงานเพื่อก้าวไปสู่พันธกิจ และวิสัยทัศน์ขององค์กร ซึ่งจะต้องถูกถ่ายทอดเป็นแผนปฏิบัติการและโครงการต่าง ๆ นั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้เกี่ยวข้องจะต้องเข้าใจการกำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน เพื่อกำหนดการควบคุมที่เหมาะสมได้ และมีหลักการโดยย่อตามรูปภาพ

การกำหนดวัตถุประสงค์ตามหลัก SMART

การกำหนดวัตถุประสงค์ตามหลัก SMART

เพราะการบริหารความเสี่ยงอย่างเป็นกระบวนการจะชี้ปัจจัยเสี่ยงจากความไม่แน่นอนต่าง ๆ ซึ่งเกิดจากเหตุการณ์ภายใน และเหตุการณ์ภายนอกขององค์กรนั้น จะมุ่งไปสู่การระบุเหตุการณ์ที่มีผลกระทบต่อการบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายของแผนงาน/โครงการต่าง ๆ ขององค์กร เป็นสำคัญ และการจัดการกับความเสี่ยงใด ๆ ก็จะมุ่งไปที่สาเหตุ หรือมูลเหตุที่แท้จริงที่สามารถควบคุมและจัดการกับความเสี่ยงให้ได้ผลเป็นรูปธรรม เพื่อสร้างความมั่นใจอย่างสมเหตุสมผลว่า แผนงานและโครงการขององค์กรจะก้าวสู่ความสำเร็จได้ตามแผนงานที่วางไว้

วัตถุประสงค์โดยรวมของทุกองค์กร อาจแบ่งได้เป็นวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ หรือวัตถุประสงค์หลักขององค์กร และตามด้วยวัตถุประสงค์ย่อยที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามแผนงาน ซึ่งจะอธิบายโดยแผนภาพย่อ ๆ ซึ่งเป็นกระบวนการหนึ่งของการบริหารความเสี่ยงทั่วทั้งองค์กร หรือ ERM 8 ประการ ดังนี้

องค์ประกอบสำคัญของการกำหนดวัตถุประสงค์ - หัวใจสำคัญของกระบวนการบริหารความเสี่ยง

องค์ประกอบสำคัญของการกำหนดวัตถุประสงค์ - หัวใจสำคัญของกระบวนการบริหารความเสี่ยง

ประเภทของวัตถุประสงค์
ทุก ๆ องค์กร จะต้องเผชิญกับความหลากหลายของความเสี่ยงจากแหล่งภายในและภายนอก รวมทั้งการคาดการณ์สำหรับการระบุเหตุการณ์ให้มีประสิทธิภาพ การประเมินความเสี่ยง การตอบสนองความเสี่ยงเป็นจุดเริ่มต้นของวัตถุประสงค์ โดยเชื่อมโยงกับระดับที่แตกต่างและมีความเหนียวแน่นอยู่ภายใน วัตถุประสงค์ถูกตั้งไว้ที่ระดับกลยุทธ์ เป็นพื้นฐานสำหรับการปฏิบัติการ การรายงานผล และการปฏิบัติตามวัตถุประสงค์ วัตถุประสงค์ได้ถูกวางเป็นแนวเดียวกับความเสี่ยงซึ่งผลักดันระดับความทนต่อความเสี่ยงเพื่อสร้างกิจกรรมต่าง ๆ ในองค์กร

การตั้งวัตถุประสงค์ คือ การคาดการณ์สำหรับการระบุเหตุการณ์ การประเมินความเสี่ยง และการตอบสนองความเสี่ยง การมีวัตถุประสงค์ก่อนการบริหารสามารถระบุความเสี่ยงสำหรับการบรรลุผลสำเร็จและเป็นการนำการปฏิบัติที่จำเป็นมาใช้ในการจัดการกับความเสี่ยง

การกำหนดวัตถุประสงค์จึงต้องมีความชัดเจนเพื่อให้การบ่งชี้ความเสี่ยงมีความน่าเชื่อถือ เมื่อได้กำหนดวัตถุประสงค์ขึ้นมาแล้วควรสื่อสารให้แก่หน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องในองค์กรด้วย เพื่อให้ผู้บริหารและพนักงานทุกคนมีความเข้าใจตรงกันและสามารถดำเนินการเพื่อมุ่งให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรได้

1. วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ (Strategic Objective)/วัตถุประสงค์หลัก
พันธกิจขององค์กรถูกตั้งไว้อย่างกว้าง ๆ ว่าต้องการความสำเร็จอะไร อาจเรียกว่า พันธกิจ (Mission), วิสัยทัศน์ (Vision), หรือ เป้าหมาย (Purpose) ซึ่งล้วนแต่มีความสำคัญ ซึ่งฝ่ายบริหารที่มีความเอาใส่ใจได้สร้างไว้อย่างกว้าง ๆ ซึ่งเป็นเหตุผลในการเป็นอยู่ของกิจการ ผู้บริหารเป็นผู้ตั้งวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ สร้างกลยุทธ์และสร้างวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้องเพื่อองค์กร ในขณะที่พันธกิจที่เป็นจริงและวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์มีเสถียรภาพ กลยุทธ์และวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้องจะมีความเป็นพลวัตรมากกว่าและสามารถปรับเปลี่ยนไปตามสภาพภายในและภายนอกได้

วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์เป็นเป้าหมายระดับสูง เป็นแนวทางเดียวกันและสนับสนุนพันธกิจ วิสัยทัศน์ วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์สะท้อนทางเลือกทางการบริหาร ในการทำอย่างไรให้องค์กรช่วยเพิ่มคุณค่าให้กับผู้มีผลประโยชน์ร่วม

ผู้บริหารเป็นผู้จัดตั้งเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ (Strategic Objective) โดยเลือกกลยุทธ์ที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายระดับสูง (High-Level goal) และเป้าหมายดังกล่าวต้องสนับสนุนและเป็นไปในทิศทางเดียวกับวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กร

ผู้บริหารระดับรองลงมา จะต้องกำหนดแผนปฏิบัติงานเพื่อรองรับแผนกลยุทธ์ และในแผนปฏิบัติงานนั้นต้องกำหนดวัตถุประสงค์เพื่อเชื่อมโยงและสอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ ดังนั้นวัตถุประสงค์ที่กำหนดขึ้นจึงเป็นพื้นฐานสำคัญ ในการพิจารณาความเสี่ยงต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นและมีผลต่อความสำเร็จของวัตถุประสงค์นั้น ๆ

ในการพิจารณาเลือกกลยุทธ์เพื่อให้บรรลุผลสำเร็จ ผู้บริหารเป็นผู้ระบุความเสี่ยงกับระดับของกลยุทธ์ต่าง ๆ และพิจารณาสิ่งต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง การระบุเหตุการณ์ที่หลากหลายและเทคนิคการประเมินความเสี่ยง สามารถนำมาใช้ในกระบวนการตั้งกลยุทธ์

2. วัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้อง
การตั้งวัตถุประสงค์ที่ถูกต้อง (ซึ่งสนับสนุนและเป็นไปในแนวทางเดียวกับกลยุทธ์ที่ได้เลือก) สัมพันธ์เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กรเป็นสิ่งจำเป็นต่อความสำเร็จ หากมุ่งเน้นไปที่วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์และกลยุทธ์ องค์กรได้ถูกวางไว้เพื่อพัฒนาวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้องในระดับปฏิบัติการ ความสำเร็จจะสร้างและสงวนคุณค่าของวัตถุประสงค์เหล่านั้น ในวัตถุประสงค์แต่ละชุดจะเชื่อมโยงและรวมกับหลาย ๆ วัตถุประสงค์เฉพาะ ซึ่งลดหลั่นลงมาเป็นชั้น ๆ ผ่านองค์กรไปยังวัตถุประสงค์ย่อยซึ่งสร้างกิจกรรมที่หลากหลาย เช่น ยอดขาย การผลิต วิศวกรรมและงานด้านสาธารณูปโภคต่าง ๆ เป็นต้น

จากการตั้งวัตถุประสงค์ในระดับเอกลักษณ์และระดับกิจกรรมทำให้สามารถระบุปัจจัยสำคัญในความสำเร็จได้ ซึ่งหากต้องการไปถึงเป้าหมายจะต้องไปในทางที่ถูกต้อง ปัจจัยสำคัญมีอยู่เพื่อความเป็นจริงหน่วยธุรกิจ หน่วยงาน แผนกหรือปัจเจกบุคคล จากการตั้งวัตถุประสงค์ ผู้บริหารสามารถระบุเกณฑ์การวัดผลการปฏิบัติงานซึ่งมุ่งเน้นไปที่ปัจจัยสำคัญในความสำเร็จ

วัตถุประสงค์จะสอดคล้องกับการฝึกปฏิบัติและผลงาน การเชื่อมโยงระหว่างกิจกรรม อย่างไรก็ตามหากวัตถุประสงค์ใหม่มีความแตกต่างจากการปฏิบัติที่ผ่านมา ผู้บริหารมักเชื่อมต่อหรือเพิ่มความเสี่ยงขึ้น ซึ่งในกรณีนี้ความจำเป็นของวัตถุประสงค์ของหน่วยธุรกิจหรือวัตถุประสงค์ย่อยซึ่งสอดคล้องกับทิศทางใหม่จะมีความสำคัญมากกว่า

วัตถุประสงค์ต้องวัดได้และง่ายต่อการทำความเข้าใจ การบริหารความเสี่ยงของธุรกิจต้องการให้บุคลากรทุกระดับมีความเข้าใจวัตถุประสงค์ขององค์กรในแง่ที่มีความสัมพันธ์กับตนเอง พนักงานทุกคนจะต้องมีความเข้าใจสิ่งที่จะทำให้ประสบความสำเร็จและค่ากลางในการวัดผลของความสำเร็จ

กลุ่มของวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้อง
เนื่องจากองค์กรต่าง ๆ มีวัตถุประสงค์ที่หลากหลาย จึงได้แบ่งเป็นกลุ่มได้ดังนี้
– วัตถุประสงค์เชิงปฏิบัติการ (Operation)
– เป็นวัตถุประสงค์ที่มุ่งสู่ความมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการปฏิบัติงานขององค์กร ซึ่งรวมถึงวัตถุประสงค์ย่อยสำหรับการปฏิบัติที่มุ่งการส่งเสริมการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เพื่อที่จะนำพาองค์กรไปสู่เป้าหมายอันสูงสุด

– วัตถุประสงค์เชิงรายงาน(Reporting) – เป็นวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้องกับความน่าเชื่อถือของการรายงาน ซึ่งรวมถึงรายงานภายในและภายนอก และอาจรวมถึงข้อมูลทางการเงินและข้อมูลที่ไม่ใช่การเงิน การรายงานที่น่าเชื่อถือทำให้ผู้บริหารได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและสมบูรณ์เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ และยังช่วยสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร รวมทั้งช่วยตรวจสอบผลงานและกิจกรรมของผู้บริหาร ตัวอย่างของรายงานอาจรวมถึงผลของกิจกรรมทางการตลาด รายงานการขายประจำวัน คุณภาพการผลิต ลูกจ้าง และความพึงพอใจของลูกค้า รายงานที่น่าเชื่อถือทำให้ผู้บริหารมั่นใจในการเตรียมรายงานที่น่าเชื่อถือสำหรับการนำไปเผยแพร่ รายงานเหล่านี้รวมถึงเอกสารทางการเงินและเชิงอรรถ การอภิปรายและการวิเคราะห์ในระดับบริหารรวมทั้งรายงานต่างๆ ที่เก็บไว้คู่กับกฎระเบียบบริษัท

– วัตถุประสงค์ด้านการปฏิบัติตาม กฎ ระเบียบ ขององค์กร/ความร่วมมือ (Compliance ) – เป็นวัตถุประสงค์ที่ยึดตามกฎหมายและกฎระเบียบ ซึ่งขึ้นอยู่กับปัจจัยภายนอก เช่น กฎระเบียบเกี่ยวกับสิ่งแวดล้อม และมีแนวโน้มที่คล้ายคลึงกันทุกองค์กรและทุกอุตสาหกรรมในบางกรณี